Digitale Plattformen im Griff: Warum Governance den Unterschied macht

Die Einführung einer Technologieplattform ähnelt dem Pflanzen eines Gartens: Wer Samen sät und sie unbeachtet lässt, wird kaum das erhoffte Ergebnis erzielen. Mit kontinuierlicher Pflege – Giessen, Jäten und Aufmerksamkeit – wird der Garten reichlich Früchte tragen.

Ein neues Tool einzuführen ist nur der erste Schritt, um die digitalen Möglichkeiten eines Unternehmens zu erweitern. Um den langfristigen Erfolg sicherzustellen, sind klare Governance-Strukturen entscheidend. Ohne eine durchdachte Steuerung können sich Ineffizienzen einschleichen, die Plattform wird nicht optimal genutzt, und die Datenqualität kann leiden. Eine globale Umfrage zur digitalen Transformation zeigt, dass 30 % der Unternehmen erhebliche Zeitverluste durch mangelhafte Datenqualität hinnehmen müssen.

Durch Governance-Mechanismen behalten Sie die Kontrolle über Ihre Plattform und deren Nutzung. Dies bedeutet nicht nur, dass erforderliche Anpassungen rechtzeitig vorgenommen werden, sondern auch, dass es klare Prozesse gibt, um Plattformen zu aktualisieren oder, wenn nötig, aus dem Einsatz zu nehmen. Doch warum implementieren nicht mehr Unternehmen Governance-Strukturen zusammen mit neuen Lösungen?

In der Praxis sehen wir häufig, dass Unternehmen zwar Lösungen implementieren, jedoch ohne die notwendige Governance-Struktur. Dies führt dazu, dass Teams isoliert voneinander arbeiten und die Plattform unterschiedlich nutzen. Eine unkoordinierte Nutzung kann zu Ineffizienzen und einem geringeren ROI führen

Während das Unternehmen potenziell mehr von dem Tool profitiert, wird die Governance zu einem Problem. Das gilt umso mehr, wenn die Teams voneinander getrennt sind und die Plattform auf unterschiedliche Weise nutzen.

Wie können die betroffenen Teams über die Änderungen informiert werden, die im gesamten Unternehmen stattfinden? Wie können Zeitpläne, Upgrades und Funktionserweiterungen über diese Teams hinweg koordiniert werden - und das idealerweise ohne allzu großen Aufwand? Wer muss die Änderungen genehmigen, wenn mehrere Teams davon betroffen sind?

Um all diese Fragen zu beantworten und Unternehmen dabei zu helfen, den besten ROI für ihre technischen Plattformen zu erzielen, empfehlen wir die Einrichtung eines Governance-Ausschusses. Diese Gruppe von Personen überwacht die Plattform und ihre Nutzung im Unternehmen.

Die Implementierung von Governance-Strukturen erfordert zwar anfangs einige organisatorische Schritte, bietet jedoch langfristige Vorteile. Unternehmen, die solche Mechanismen einführen, können sicherstellen, dass ihre Investitionen in Technologien optimal genutzt werden.

Ein wesentlicher Vorteil liegt darin, dass durch eine kontinuierliche Bewertung der Plattform Verbesserungen zeitnah umgesetzt werden. Dies verhindert, dass Teams auf ineffiziente Lösungen ausweichen, was zu höheren Kosten und unnötigen Komplexitäten führen kann. Eine klare Governance sorgt außerdem für eine transparente Kommunikation zwischen den Teams und stellt sicher, dass Anforderungen priorisiert und in einen Plan eingebettet werden.

Der Anbieter der Plattform spielt dabei eine wichtige Rolle, indem er im Zusammenspiel mit den Governance-Verantwortlichen die kontinuierliche Nutzung und Weiterentwicklung der Lösung unterstützt.

Um ein effektives Governance-System zu etablieren, sollte zuerst eine geeignete Leitungsperson bestimmt werden – idealerweise jemand, der sowohl die Plattform als auch deren Anwendungsfälle im Unternehmen umfassend versteht. In vielen Fällen übernimmt der Plattformverantwortliche diese Rolle.

Darüber hinaus sollten Sie einige Schlüsselfunktionen am Tisch haben. Im Allgemeinen sollte Ihr Governance-Ausschuss Folgendes umfassen:

• Vertreter aus den relevanten Teams, die die Plattform nutzen (z. B. Projekt- oder Programmmanager)

• IT-Spezialisten, die technische Aspekte abdecken

• Experten für Sicherheit und Risikomanagement, insbesondere im Bereich Datenschutz

Nach der Einrichtung der Governance-Struktur ist es wichtig, klare Leitlinien und Prozesse festzulegen. Dazu gehört die Frage, wie Änderungen an der Plattform überprüft und genehmigt werden. In vielen Fällen erfolgt dies durch etablierte Verfahren, wie z. B. technische Design-Reviews. Auch Abstimmungsverfahren sollten festgelegt werden, um sicherzustellen, dass Entscheidungen effizient getroffen werden können.

Ein Governance-System ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kontinuierliche Aufgabe. Regelmäßige Treffen – beispielsweise quartalsweise – sind entscheidend, um über den aktuellen Stand der Plattform, geplante Upgrades und notwendige Anpassungen zu diskutieren. Eine feste Agenda, häufig von der verantwortlichen Person erstellt, sorgt für Struktur.

Typische Themen dieser Sitzungen sind:

• Entscheidung über den Kauf zusätzlicher Funktionen oder Lizenzen

• Verhandlungen mit dem Anbieter über Preise oder Funktionalitäten

• Integration der Plattform mit anderen Systemen

• Bewertung der Leistungsstandards der Plattform

• Genehmigung und Kommunikation von Änderungen

Das Governance-Team sollte zudem regelmäßige Datenüberprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass die Datenkonsistenz und -qualität innerhalb der Plattform gewahrt bleibt. Rückmeldungen der Benutzer, beispielsweise in Form von Umfragen, bieten wertvolle Einsichten in mögliche Optimierungspotenziale.

Ein gut funktionierendes Governance-System trägt massgeblich zur erfolgreichen Nutzung von Technologieplattformen bei. Die Einrichtung eines solchen Systems kann jedoch eine Herausforderung darstellen. Unsere Experten für Technologie- und Plattformmanagement unterstützen Sie gerne bei der Strukturierung und Implementierung eines Governance-Frameworks. Kontaktieren Sie uns, um sicherzustellen, dass Ihre Investitionen in Technologie langfristig erfolgreich sind.