Die Vorteile von Template Management & Document Automation
Zwischen Marketing und Vertrieb herrscht schon seit langem ein Spannungsverhältnis. Die oberste Priorität der Vertriebsmitarbeitenden ist die Kundengewinnung. Sie lehnen die Einhaltung der Markenrichtlinien nicht direkt ab – aber die Geschwindigkeit, mit der sie Kundenpräsentationen und Angebote entwickeln müssen, lässt Bereiche wie Design und die spezifische Markensprache oft in den Hintergrund rücken.
Das ändert sich mit Template Management und insbesondere Document Automation. Indem Sie Ihren Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen, auch jenseits des Vertriebs, vorab genehmigte markenkonsistente Vorlagen für die benötigten Dokumente und mehr Automatisierung für stets aktuelle Inhalte bereitstellen, unterstützen Sie den Erfolg in dreifacher Hinsicht.
- Erstens unterstützen Sie die Markenkonsistenz. Mit festgelegten Vorlagen ist alles genau da, wo es sein soll. Logos sind richtig formatiert und platziert, genauso wie Schlüsselwörter und Datenpunkte. Die Vorlage stellt sicher, dass alle nach aussen getragenen Dokumente Ihre Marke angemessen repräsentieren.
- Sie fördern ausserdem den Erfolg der Personen, die diese Dokumente verwenden. Wenn Vorlagen automatisiert überwacht und regelmässig aktualisiert werden, können alle Nutzerinnen und Nutzer der Dokumente darauf vertrauen, dass diese Templates korrekte und aktuelle Informationen enthalten. So können zum Beispiel Diagramme über die Leistung eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung ständig aktualisiert und in der neuesten Vorlage wiedergegeben werden. Eine gute Template-Management-Plattform bietet Ihnen intelligente Schnittstellen, die Informationen automatisch aktualisieren.
- Wenn darüber hinaus die Sorge über die Einhaltung von Markenrichtlinien entfällt, wird der Prozess der Dokumentenerstellung für die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens deutlich einfacher. Die richtige Template-Management-Plattform kann (über Plugins) die benötigte Vorlage in einem bereits vertrauten Format bereitstellen, wie z. B. Microsoft 365.
Die Vorteile in Zahlen
Forrester hat kürzlich eine Studie über die wirtschaftlichen Auswirkungen von Templafy, einer Template-Management-Plattform, durchgeführt.
Hier ein paar der Ergebnisse:
- Benutzende sparten mit der Template-Management-Plattform durchschnittlich fast vier Stunden Arbeitszeit pro Woche.
- Die Geschwindigkeit der Dokumenten- und Präsentationserstellung stieg um 30 % an.
- Organisationen mit 10.000 Anwendenden erzielten einen ROI von 1.239 %.
- Die IT-Abteilung wurde 95 % seltener zur Erstellung von Dokumenten und Präsentationen herangezogen.
Integration einer Plattform für Template-Management & Document Automation für Ihre Marke
Unabhängig davon, ob Sie die Vorlagenverwaltung und Dokumentationsautomatisierung zur Vertriebsförderung oder zur Unterstützung Ihrer gesamten Organisation einsetzen möchten, ist die Wahl der richtigen Plattform für die Erreichung Ihrer Ziele das A und O. Zu diesem Zweck haben wir uns mit Templafy zusammengeschlossen, einem führenden Anbieter von Vorlagenmanagement-Software. Mithilfe der Lösung von Templafy haben bereits zahlreiche Marken Arbeitsstunden gespart, ihre Markenkonsistenz gefördert und die Erstellung von erstklassigen Dokumenten, E-Mails und Präsentationen optimiert.
Ein Grund für unsere Zusammenarbeit mit Templafy ist die nahtlose Integration der Lösung in bestehende MarTech-Stacks. Beispielsweise arbeiten wir mit einem globalen Finanzdienstleister zusammen, der eine Lösung für Enterprise-Content-Management einsetzt. Unsere Aufgabe besteht darin, Templafy in dieses CMS zu integrieren, um der Belegschaft eine effektive Template-Management-Funktionalität innerhalb der bereits etablierten Plattform zu bieten.
